企(qi)業的(de)采購(gou)活動充滿(man)風險。怎樣從財務的(de)角(jiao)度去管理采購(gou)工(gong)作? 老板們經常會(hui)發現采購(gou)的(de)貨(huo)品在途在庫出(chu)現事故(gu)而(er)導致損失，得不到保險戶退(tui)賠(pei)彌補；采購(gou)來的(de)貨(huo)品有質量(liang)隱患(huan)，造(zao)成產品銷后大(da)量(liang)退(tui)賠(pei)，增大(da)售后服務；采購(gou)預付款被套占(zhan)拐逃(tao)；進(jin)貨(huo)違約遲到，引發下家(jia)拒收、罰款；進(jin)貨(huo)變(bian)質或因停(ting)用而(er)大(da)量(liang)滯庫。
雖然采購風險并(bing)不(bu)是企(qi)業風險的全(quan)部(bu)，但是發生(sheng)的概率高，影(ying)響(xiang)大，集中表現(xian)為：由(you)于損失或不(bu)能即時變現(xian)，發生(sheng)支(zhi)付危(wei)機；因未及時查清轉帳(zhang)，造成虛贏實虧；由(you)于企(qi)業采購資金陷落(luo)，出現(xian)“資不(bu)抵(di)債”，終致癱瘓全(quan)身。因此，有(you)效的采購應該是以(yi)財務(wu)為主軸的綜合性營(ying)運(yun)活動(dong)，而要做(zuo)好管理，則需(xu)要“著眼通盤；著手(shou)有(you)道；攻(gong)防制高，協同把(ba)要”。
著(zhu)眼(yan)通(tong)盤(pan)
為了實現(xian)高(gao)效采(cai)購管理(li)，降低采(cai)購成本，首先要著眼(yan)通盤，對采(cai)購大方(fang)向、采(cai)購價(jia)格(ge)機制和采(cai)購行為的影響(xiang)進行系統思考，才(cai)能做出(chu)系列安排。
在采(cai)購方向上，要考慮你的需求(qiu)重點放(fang)在：基本建設用品(pin)，還(huan)(huan)是生活消(xiao)費品(pin)？高新(xin)技(ji)(ji)術(shu)產品(pin)還(huan)(huan)是特色傳統產品(pin)？進口(kou)貨還(huan)(huan)是國產品(pin)？技(ji)(ji)術(shu)設計圖紙、專(zhuan)利權(quan)，還(huan)(huan)是制成品(pin)？其(qi)主要資源依托于工、礦、農、林、牧、副(fu)、漁，還(huan)(huan)是信息、知識，技(ji)(ji)藝、文圖？
如果是(shi)涉及(ji)到(dao)采購(gou)(gou)品(pin)(pin)種的調整，則要考慮：各(ge)個(ge)產(chan)(chan)品(pin)(pin)的增值率和全部產(chan)(chan)品(pin)(pin)新結構的銷售利潤率分(fen)別(bie)提高多少？整個(ge)采購(gou)(gou)資金(jin)(jin)的全程需要量(liang)，如設備新投資要多少？資本金(jin)(jin)如何增集增投？
在(zai)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)價(jia)(jia)格(ge)(ge)機(ji)制(zhi)方(fang)面，采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)價(jia)(jia)格(ge)(ge)實際上(shang)是受到供(gong)應商(shang)（上(shang)家(jia)）和消費者（下家(jia)）能力的(de)(de)(de)(de)連鎖制(zhi)約。作為(wei)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)商(shang)的(de)(de)(de)(de)企(qi)業，就采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)價(jia)(jia)格(ge)(ge)同供(gong)應商(shang)進(jin)行談判，終究也(ye)是為(wei)了(le)保證利(li)(li)潤，那么利(li)(li)潤從(cong)何而(er)來呢(ni)？利(li)(li)潤只是附加值里的(de)(de)(de)(de)小部(bu)分(fen)，而(er)承轉的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)價(jia)(jia)占(zhan)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)商(shang)成本(ben)的(de)(de)(de)(de)大頭。采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)商(shang)提出可(ke)接受的(de)(de)(de)(de)目標采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)價(jia)(jia)，再(zai)從(cong)供(gong)應商(shang)報(bao)來的(de)(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)(ge)中優選，供(gong)應商(shang)是否有(you)能力承受選中的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)價(jia)(jia)，關(guan)鍵在(zai)于它(ta)自身的(de)(de)(de)(de)成本(ben)。利(li)(li)潤“一(yi)邊倒”，則采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)商(shang)和供(gong)應商(shang)都做不到。只當(dang)“雙贏”有(you)望，才會簽(qian)定協議。但是，采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)商(shang)心中有(you)個(ge)底(di)，眼(yan)前有(you)個(ge)數，手上(shang)有(you)個(ge)表，以求知(zhi)己知(zhi)彼(bi)，就比較好辦。
企業的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購行(xing)為(wei)，關系到(dao)(dao)企業的(de)(de)(de)(de)(de)形象。消費者(zhe)要看你的(de)(de)(de)(de)(de)商(shang)品效用，供(gong)應(ying)商(shang)則看你的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購行(xing)為(wei)，兩(liang)者(zhe)都(dou)是在評價(jia)你企業質量的(de)(de)(de)(de)(de)檔次。采(cai)(cai)購行(xing)為(wei)表(biao)現(xian)，直接構成(cheng)“商(shang)譽(yu)”，客觀(guan)反映(ying)你的(de)(de)(de)(de)(de)市場(chang)競爭實力。因此(ci)(ci)，對(dui)內要有(you)嚴格(ge)的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購制度(du)，明(ming)確規定采(cai)(cai)購人(ren)(ren)(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)責任權限和(he)操(cao)作(zuo)規范，做(zuo)到(dao)(dao)有(you)法(fa)可(ke)依；對(dui)外要有(you)鮮明(ming)的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購立場(chang)和(he)采(cai)(cai)購作(zuo)風，做(zuo)到(dao)(dao)不(bu)(bu)利(li)用供(gong)應(ying)商(shang)做(zuo)自(zi)已的(de)(de)(de)(de)(de)小口袋，不(bu)(bu)扮演供(gong)應(ying)商(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)變相代(dai)理人(ren)(ren)(ren)，不(bu)(bu)提供(gong)變相投資或(huo)保證(zheng)其貸(dai)款(kuan)，不(bu)(bu)接受供(gong)應(ying)商(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)誘惑而被迫(po)讓利(li)，違反雙(shuang)贏初(chu)衷。這樣，當供(gong)應(ying)商(shang)發現(xian)沒有(you)必(bi)要對(dui)采(cai)(cai)購人(ren)(ren)(ren)員(yuan)花費，不(bu)(bu)能夠取(qu)巧(qiao)，看到(dao)(dao)采(cai)(cai)購人(ren)(ren)(ren)員(yuan)愿意憑真本領(ling)爭取(qu)供(gong)貨(huo)而議價(jia)，則會樂于削減(jian)報價(jia)。這是因為(wei)供(gong)應(ying)商(shang)由此(ci)(ci)會省掉一筆開支，無損于己(ji)，而且還可(ke)以同(tong)商(shang)譽(yu)良好的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)購商(shang)成(cheng)交，既(ji)而提高自(zi)己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)聲譽(yu)。
著手(shou)有道
要做到以財務為主軸的高效采購管理，還需要著(zhu)手有道。不少經(jing)理人面臨全局，出手不凡。看(kan)他“隨手拈(nian)來，皆(jie)成(cheng)妙趣”，其實先一招(zhao)，后一招(zhao)，都不是孤立(li)的，早有盤算，心中(zhong)有“譜(pu)”。
首先，要從商戰(zhan)(zhan)(zhan)體制的基本環節(jie)出(chu)發(fa)，發(fa)揮采購(gou)(gou)威力。戰(zhan)(zhan)(zhan)略成(cheng)功，靠(kao)(kao)戰(zhan)(zhan)(zhan)役勝利實現(xian)，又靠(kao)(kao)戰(zhan)(zhan)(zhan)術保證。采購(gou)(gou)是面(mian)對面(mian)，打遭遇(yu)戰(zhan)(zhan)(zhan)。靠(kao)(kao)戰(zhan)(zhan)(zhan)術保證供應的質優價廉和迅速(su)安全，產品才得以暢銷，戰(zhan)(zhan)(zhan)役目標才可實現(xian)。因此，采購(gou)(gou)戰(zhan)(zhan)(zhan)術要過硬(ying)。
其次(ci)，加強企(qi)業(ye)管(guan)(guan)理(li)機制的(de)建設，保(bao)證(zheng)采購(gou)(gou)實(shi)施。把采購(gou)(gou)管(guan)(guan)理(li)質量看作技術、物資(zi)、財務管(guan)(guan)理(li)的(de)綜合(he)質量來(lai)抓好(hao)。采購(gou)(gou)行為是(shi)企(qi)業(ye)意(yi)志(zhi)在采購(gou)(gou)方面的(de)實(shi)施，沒有這三(san)個部門的(de)推行和支(zhi)撐，采購(gou)(gou)將難以正常進行。采購(gou)(gou)人員要懂三(san)重管(guan)(guan)理(li)的(de)必要，要求他們支(zhi)持工(gong)作并(bing)接受監督。
再次，注意監控三個流程，強化采購機能。沒有監控的機能，采購是盲目的；不按流程進行全程監控，采購則是隨機的。這將置采購于無援探索之地。為強化采購機能，要對有關的信息流、物資流、現金流，實施信息監控和憑證監控。這既是采購人員的職責，也是技術、物資、財務部門的職守。每個部門都需要及時作出自身權責范圍內的反應或報告給相關經理人，保證采購活動高效運行，消除危害。
對技術流的監控，具體就是對材料或設備，在工藝功能、料耗、工耗、電耗等方面進行事先的調查，重大的要經過技術可行性分析、報告和批準。包括訂貨、發模、封樣，合同的技術條款，圖紙設計或修改，訂單核對，收貨前驗證，拒收退貨判定等一系列工作，應以技術部為主，進行流程監控。
物資(zi)(zi)流的監控(kong)(kong)，是對材料或設備，在備貨(huo)定額(e)、進貨(huo)周期(qi)、補給數(shu)量、到貨(huo)期(qi)限、中介單位、供貨(huo)單位、實發單位、倉(cang)庫對儲運安全(quan)、收付差錯、物資(zi)(zi)呆滯、可(ke)用程度(du)等方面進行控(kong)(kong)制。這(zhe)種控(kong)(kong)制則(ze)應以物資(zi)(zi)部門為(wei)主。
對(dui)(dui)現金(jin)流(liu)的監控，也就(jiu)是對(dui)(dui)現貨可能性(xing)(xing)或期貨必要性(xing)(xing)、貨款或采(cai)購(gou)費預撥、對(dui)(dui)比合同(tong)價(jia)與(yu)己方底(di)價(jia)或查封標底(di)、供(gong)方報價(jia)的交貨地差別、付(fu)款方式、結(jie)算幣種和期限(xian)、已(yi)(yi)購(gou)物資(zi)的流(liu)動環節和產品(pin)銷售款已(yi)(yi)否回收等流(liu)程(cheng)中的問題，以財務(wu)部門為主加以監控。
為了實現(xian)高(gao)效采(cai)購管理(li)，還要注(zhu)意從交易雙方(fang)的互(hu)動中，開發采(cai)購效益。例(li)如，采(cai)購商(shang)可以通過推動供(gong)貨廠(chang)(chang)改進澆鑄方(fang)法，改善(shan)其澆鑄質量，減少報廢，提高(gao)工效，以及推動供(gong)貨廠(chang)(chang)改進配方(fang)，以適(shi)應(ying)己方(fang)需求，從而降低(di)供(gong)方(fang)成(cheng)本，己方(fang)也因降低(di)物耗量或采(cai)購價而受益。這樣，供(gong)方(fang)的利潤(run)率首(shou)先得以提高(gao)，再商(shang)議新質量、新供(gong)價，就有(you)了新的基礎條件。這里的關(guan)鍵，在于(yu)采(cai)購商(shang)能否了解供(gong)應(ying)商(shang)的成(cheng)本結構，各自與同(tong)行比價，比成(cheng)本，把薄弱環節看成(cheng)潛力所在。
注重采購資金的回籠，確保采購支付，也是高效采購管理的重要方面。企業在經營中，可能會遇到買而未投，投而未產，產而未銷，銷而未回，以及預付未到的情況，其中前三個環節是物流，后二個是現金流。如果超過額定的周期不回籠，必然出現支付危機，沒錢再去采購。從表面上看，這是銷貨存貨問題，與采購不相干。其實，物流各個環節所占據的，都是采購資金。
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