如何高效開會,按照這六種方式開會，效(xiao)率提(ti)高不止一(yi)倍
如何高效開會一(yi)、確(que)保你真地需要開會
會(hui)議的(de)*的(de)問題是它們(men)已經成為了工作中(zhong)許多問題的(de)一個(ge)默認(ren)的(de)回應。對某事不(bu)(bu)確定(ding)？開(kai)個(ge)會(hui)。需要(yao)審(shen)核(he)材料？召集大(da)家開(kai)會(hui)。不(bu)(bu)幸的(de)是，以這(zhe)種方(fang)式開(kai)始可以被(bei)翻譯(yi)成“想要(yao)浪費大(da)量的(de)時間？開(kai)會(hui)”。
為了(le)讓會議(yi)(yi)開(kai)得更(geng)好，只召(zhao)集你(ni)真正需(xu)要的(de)(de)人(ren)。如(ru)果(guo)你(ni)想要告知一(yi)個(ge)團隊一(yi)些事情(qing)，發送一(yi)份備忘錄。會議(yi)(yi)應該(gai)產(chan)生行(xing)動(dong)。如(ru)果(guo)與(yu)會的(de)(de)每個(ge)人(ren)沒有在離開(kai)的(de)(de)時候承擔一(yi)定的(de)(de)責任，你(ni)就(jiu)必須首先(xian)要問為什么要召(zhao)開(kai)這(zhe)次會議(yi)(yi)。
如何高效開會二(er)、創建會議(yi)結構(gou)
你(ni)(ni)無(wu)法(fa)在不(bu)(bu)進行(xing)設(she)計的(de)(de)(de)情況(kuang)下創造出一個產(chan)品或市場營(ying)銷活動(dong)。不(bu)(bu)要(yao)(yao)舉行(xing)會(hui)議，除非你(ni)(ni)已經有了明確的(de)(de)(de)結構(gou)和內(nei)容。這就意味著你(ni)(ni)可以簡(jian)單地說(shuo)明它(ta)意欲涵蓋哪些內(nei)容以及(ji)為什么它(ta)對(dui)公(gong)(gong)司的(de)(de)(de)運營(ying)和戰略是重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)。同樣(yang)的(de)(de)(de)，如果公(gong)(gong)司沒(mei)有一個明確的(de)(de)(de)召開這次會(hui)議的(de)(de)(de)原因，那你(ni)(ni)就并不(bu)(bu)需要(yao)(yao)開會(hui)。還要(yao)(yao)決定誰是*需要(yao)(yao)參(can)加會(hui)議的(de)(de)(de)。不(bu)(bu)要(yao)(yao)在花名冊上添加比你(ni)(ni)所需要(yao)(yao)的(de)(de)(de)更多(duo)的(de)(de)(de)人(ren)員；與會(hui)者們可以隨時向(xiang)他們的(de)(de)(de)部(bu)門中的(de)(de)(de)其他人(ren)進行(xing)簡(jian)短(duan)的(de)(de)(de)說(shuo)明。
接下來，建(jian)立一(yi)個強大的(de)(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程(cheng)。這些文件往往會(hui)(hui)作為一(yi)種(zhong)形式(shi)而落空(kong)。但(dan)(dan)是(shi)，這正(zheng)是(shi)你需(xu)要設置(zhi)會(hui)(hui)議(yi)(yi)的(de)(de)(de)基調的(de)(de)(de)地方，并開始控(kong)制的(de)(de)(de)過(guo)程(cheng)。會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程(cheng)就(jiu)像是(shi)文章的(de)(de)(de)重要部分的(de)(de)(de)大綱。很少有(you)人會(hui)(hui)喜(xi)歡做這項工(gong)作，甚至更少有(you)人能把(ba)它(ta)辦得(de)很好，但(dan)(dan)幾乎每個人都(dou)需(xu)要它(ta)們。
會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程(cheng)應(ying)該(gai)包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)的總(zong)體(ti)目(mu)標和其(qi)意欲達到的結果。它(ta)應(ying)該(gai)指(zhi)出此次會(hui)(hui)議(yi)(yi)將會(hui)(hui)開(kai)多長(chang)時(shi)(shi)間(jian)(jian)以及配發到每個部(bu)分的時(shi)(shi)間(jian)(jian)量，并且要在會(hui)(hui)議(yi)(yi)實際開(kai)始的很久之前就*聯(lian)系到所有的參加者。讓(rang)每個人都習慣(guan)做好準備。有時(shi)(shi)候，讓(rang)其(qi)他人幫忙制訂(ding)會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程(cheng)會(hui)(hui)是有所幫助的。你會(hui)(hui)得到更廣泛的支(zhi)持，而其(qi)他人可能(neng)會(hui)(hui)提(ti)出你錯過了的重要觀點。
考(kao)慮讓會(hui)議開得(de)(de)比(bi)你(ni)最(zui)初認為其所必須的事件要(yao)顯著得(de)(de)更短；前(qian)保險(xian)業高管及現(xian)任(ren)咨詢顧問維克托·利(li)普曼（Victor Lipman）說將其時間(jian)削減一半。這看起來似乎過于極端，但卻值得(de)(de)一試。最(zui)終你(ni)能(neng)夠更好(hao)地估(gu)計所需要(yao)的會(hui)議時間(jian)。
如何高效開會三(san)、獲(huo)得(de)一些(xie)尊重
人(ren)們(men)因(yin)(yin)為過去的(de)(de)經驗(yan)而對會議不尊(zun)重。你(ni)(ni)需要堅(jian)定地(di)引導他們(men)保持正確的(de)(de)態(tai)度。首先，會議要嚴格地(di)準時開始。這(zhe)一(yi)點出(chu)于以下原因(yin)(yin)而成(cheng)為了(le)經典的(de)(de)建議：它是有道理的(de)(de)。你(ni)(ni)會在開始的(de)(de)前幾次看到(dao)一(yi)些遲到(dao)的(de)(de)人(ren)，但(dan)是，如(ru)果你(ni)(ni)推(tui)遲開會的(de)(de)時間(jian)(jian)，會議將(jiang)繼續(xu)消耗比它們(men)應該需要的(de)(de)更多的(de)(de)時間(jian)(jian)，并做出(chu)遠(yuan)(yuan)遠(yuan)(yuan)低于你(ni)(ni)想(xiang)要的(de)(de)結(jie)果。
設(she)定計時(shi)器。當(dang)計時(shi)器發出到(dao)時(shi)提(ti)醒時(shi)，會議結束。這將有助(zhu)于人們集中注意力。
如何高效開會四、得到更多的(de)關注
以(yi)下來自一(yi)家公司的(de)博客(ke)的(de)兩個項目有著不俗的(de)表現(xian)：每(mei)個人都檢查自己(ji)的(de)手(shou)機，并(bing)將自己(ji)的(de)筆記(ji)(ji)(ji)本電腦關機放到一(yi)邊。沒有人閱讀電子郵件或是瀏覽(lan)別的(de)東西(xi)。如果人們需要做筆記(ji)(ji)(ji)，他們可以(yi)使用的(de)紙(zhi)筆。手(shou)寫記(ji)(ji)(ji)筆記(ji)(ji)(ji)揮提高(gao)記(ji)(ji)(ji)憶(yi)力，并(bing)且也能讓人保持不受到潛在的(de)分心對象(xiang)的(de)影響。
也可以(yi)考慮(lv)設置一(yi)份官方設定的(de)(de)筆記。這并不(bu)是讓個人筆記作廢。特(te)定的(de)(de)細節對于(yu)一(yi)些人可能(neng)比其他人的(de)(de)要更重(zhong)要。但是，有一(yi)個正式版本(ben)以(yi)供參考也很好(hao)。
如何高效開會五、積極地運行會議(yi)
每一(yi)(yi)次(ci)會(hui)議(yi)都(dou)需(xu)要主(zhu)持。如果(guo)你(ni)在這(zhe)方面是(shi)無可(ke)救藥的(de)糟糕的(de)話，你(ni)可(ke)以(yi)讓別(bie)人(ren)來承擔這(zhe)部分工作，但是(shi)一(yi)(yi)定要有人(ren)做。讓人(ren)們(men)不跑題并且按照預(yu)定時(shi)(shi)間(jian)進行會(hui)議(yi)。在會(hui)議(yi)的(de)一(yi)(yi)部分的(de)時(shi)(shi)間(jian)要用完的(de)時(shi)(shi)候，你(ni)要查看計時(shi)(shi)器并提醒人(ren)們(men)。總結(jie)內容較多的(de)重點，以(yi)確保團隊(dui)成員們(men)都(dou)明白說(shuo)了些(xie)什么，以(yi)及(ji)你(ni)有一(yi)(yi)個簡潔版本的(de)筆記(ji)。別(bie)讓人(ren)們(men)對會(hui)議(yi)的(de)話題感到昏昏欲睡。
如何高效開會六、跟進
每個人在散(san)會(hui)時都沒有(you)什么需(xu)要在之(zhi)后完成的(de)(de)(de)工作的(de)(de)(de)會(hui)議是很少見的(de)(de)(de)。（事(shi)實上，如果(guo)這種事(shi)情(qing)發生了，你就不應該舉行這次的(de)(de)(de)會(hui)議。）你將需(xu)要跟(gen)進與會(hui)人員的(de)(de)(de)工作并確保他們做了他們說自己會(hui)做的(de)(de)(de)事(shi)情(qing)。
運行高效的(de)會議需要一系列(lie)的(de)技(ji)能(neng)。現在已經(jing)到了(le)發展這些技(ji)能(neng)的(de)時候(hou)了(le)。你和你的(de)公(gong)司將會完成更(geng)多的(de)工(gong)作并且在開會上花費更(geng)少的(de)時間。
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