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中國企業培訓講師

一部項目收尾的血淚史

2016-03-22 16:47:01
 
講師:李騏 瀏覽次數:2502
 談到項目收尾,可能很多同事都有一大段的牢騷,血淚史當然是少不了的。相信誰都經歷過在項目接近結束的時候陷入困境的情況,客戶不斷的提出新要求,以為已經干完了該干的事情,結果拿起合同一看,天啊……客戶要一項一項地對合同

談到項(xiang)目收尾,可(ke)能很(hen)多同(tong)(tong)事都有一(yi)大段的牢(lao)騷,血淚(lei)史當然是少(shao)不了(le)(le)的。相信誰都經(jing)歷過(guo)在(zai)項(xiang)目接近結束的時候陷入困境的情況,客(ke)戶不斷的提出(chu)新要求,以為已(yi)經(jing)干完(wan)了(le)(le)該干的事情,結果拿起合同(tong)(tong)一(yi)看,天啊……客戶要一項(xiang)一項(xiang)地對合(he)同的(de)話,根本就不可能驗收。我也有過(guo)這(zhe)樣(yang)的(de)慘痛經(jing)歷,就來侃一侃吧。

談(tan)起項目(mu)收(shou)尾,根據李騏老(lao)師的PMP培訓,項目收(shou)(shou)尾包括合同(tong)收(shou)(shou)尾和(he)管(guan)理收(shou)(shou)尾兩部分。合同(tong)收(shou)(shou)尾就是(shi)(shi)抓起(qi)合同(tong),和(he)客戶一(yi)項項的(de)(de)核對(dui)(dui),是(shi)(shi)否(fou)完成了合同(tong)所(suo)有的(de)(de)要求,是(shi)(shi)否(fou)可(ke)以把(ba)項目結(jie)束掉(diao),也就是(shi)(shi)我們通常所(suo)講(jiang)的(de)(de)驗收(shou)(shou)。管(guan)理收(shou)(shou)尾是(shi)(shi)對(dui)(dui)于內部來說(shuo)的(de)(de),把(ba)做好(hao)的(de)(de)項目文檔(dang)(dang)等歸檔(dang)(dang),對(dui)(dui)外宣稱(cheng)項目已經(jing)(jing)結(jie)束,轉入(ru)維護期,把(ba)相關的(de)(de)產品說(shuo)明轉到維護組,進行經(jing)(jing)驗教(jiao)訓總結(jie),項目成員一(yi)起(qi)來學習吧。

和眾多(duo)的國內IT公司(si)一(yi)樣,合同(tong)收尾是最容易產(chan)生問題的時候。像(xiang)管理學上經(jing)常(chang)提(ti)到的80-80理(li)論,花了(le)計(ji)劃的(de)80%的時間以為完成了項目(mu)80%的(de)工(gong)作,結果剩余(yu)的(de)20%的工作又要花80%的計劃時間來完成。這樣的原因是(shi)什么呢?是(shi)否不(bu)能避免呢?

記(ji)得在seven-habits里(li)面提(ti)到一個(ge)好習慣:“Beginwiththeend.”這句話(hua)對于項(xiang)目經(jing)理(li)來說確實是金玉良言。項(xiang)目開始的(de)時候是不(bu)是看著最(zui)后(hou)的(de)合(he)同(tong)(tong)(tong)(tong)驗(yan)收來做(zuo)事呢?不(bu)止(zhi)一次的(de)聽說,有項(xiang)目經(jing)理(li)在合(he)同(tong)(tong)(tong)(tong)收尾的(de)時候,客戶提出一項(xiang)一項(xiang)對合(he)同(tong)(tong)(tong)(tong)來驗(yan)收,他才到處去(qu)找合(he)同(tong)(tong)(tong)(tong)。這樣(yang)的(de)項(xiang)目怎么能夠Beginwiththeend呢?

誠然(ran),我司(si)的(de)合同(tong)有些(xie)簽(qian)得比較離(li)譜,能(neng)人之不能(neng),把(ba)項(xiang)(xiang)目(mu)吹得(de)能(neng)把(ba)客(ke)戶想(xiang)要的一切都辦得(de)到。客(ke)觀來說,這也(ye)不能(neng)怪業務(wu)人員(yuan),業務(wu)人員(yuan)是(shi)很苦的,陪(pei)吃陪(pei)喝陪(pei)笑(xiao),打(da)腫了臉裝胖子(zi),在客(ke)戶面前信誓旦旦才能(neng)把(ba)項(xiang)(xiang)目(mu)簽下(xia)來。

可是(shi)他們又(you)怎么愿意去(qu)客(ke)(ke)(ke)戶(hu)(hu)呢?客(ke)(ke)(ke)戶(hu)(hu)是(shi)(shi)他們的(de)(de)衣食父母,客(ke)(ke)(ke)戶(hu)(hu)就是(shi)(shi)他們的(de)(de)全(quan)(quan)部(bu),項(xiang)(xiang)目做得不好,最難交待的(de)(de)還是(shi)(shi)他們。但是(shi)(shi)項(xiang)(xiang)目啟動之后,項(xiang)(xiang)目經理是(shi)(shi)否就應該好好的(de)(de)研究合(he)同,與業(ye)務人(ren)員溝(gou)通,了解(jie)客(ke)(ke)(ke)戶(hu)(hu)最想要的(de)(de)是(shi)(shi)什(shen)么,然后重新列出(chu)項(xiang)(xiang)目的(de)(de)范圍,盡可能讓客(ke)(ke)(ke)戶(hu)(hu)認同。這樣就算不能完(wan)全(quan)(quan)避(bi)免(mian)需求不斷(duan)增加不斷(duan)改變的(de)(de)風(feng)險,也能有所改善的(de)(de)。

需求的改(gai)變是項目(mu)經理最頭(tou)疼的,客戶今(jin)天(tian)說要天(tian)上的大雁,明天(tian)又想吃深海(hai)的石(shi)斑,作(zuo)為買(mai)方(fang),他們沒(mei)有完全付款,當然能夠(gou)喜歡要什(shen)么(me)就要什(shen)么(me),但是我們怎(zen)么(me)控制讓客戶盡量少(shao)地變口味呢?

除了(le)上(shang)面所說的項目范圍的鎖(suo)定(ding),還需要的就是(shi)做好溝通(tong)。有時候客戶只會從結果考慮,他(ta)們想要深海石斑(ban),不會想到抓(zhua)石斑(ban)魚是(shi)很不容易(yi)的,先(xian)要建造一條遠洋(yang)漁船(chuan),結一張結實牢靠的大網,雇請有經驗豐富的船(chuan)員……我們先要(yao)(yao)知道(dao)的是(shi)客(ke)戶最(zui)關心(xin)的是(shi)什么。如果客(ke)戶希望要(yao)(yao)吃(chi)的是(shi)滿漢全席,不管花多少(shao)錢,只要(yao)(yao)趕快上菜(cai)就(jiu)滿意了,我們可以先答應他的要(yao)(yao)求,然(ran)后告訴他們石斑對于我們來說一(yi)點難度都沒有,不過需要(yao)(yao)1個月的時間(jian)去抓,那(nei)就(jiu)要(yao)推遲一個月吃上(shang)滿漢全席,他(ta)們(men)說(shuo)不定(ding)就(jiu)放(fang)棄了。

當然,這個時候項目經理談判(pan)的技巧是(shi)很重要(yao)(yao)的,既要(yao)(yao)不(bu)(bu)(bu)(bu)吭不(bu)(bu)(bu)(bu)悲,又要(yao)(yao)理據充分,不(bu)(bu)(bu)(bu)能胡編(bian)亂造哄(hong)騙(pian)客戶(hu),客戶(hu)不(bu)(bu)(bu)(bu)是(shi)傻子,他(ta)們(men)如果懷疑你的能力和誠(cheng)信,以后(hou)就更難(nan)溝(gou)通了。在(zai)難(nan)度不(bu)(bu)(bu)(bu)大(da)改變不(bu)(bu)(bu)(bu)多的時候,我(wo)們(men)更應該的是(shi)作(zuo)出(chu)適當的退讓,爽快的答應客戶(hu)的要(yao)(yao)求,然后(hou)讓他(ta)們(men)知道我(wo)們(men)作(zuo)出(chu)了多大(da)的犧牲去幫助他(ta)們(men)實(shi)現愿望(wang)。

有(you)些(xie)客戶(hu)(hu)是比較難(nan)纏的,不管你(ni)(ni)上天入地吊脖(bo)子,反正就(jiu)是堅持他(ta)的要(yao)求,這樣的客戶(hu)(hu)就(jiu)需要(yao)你(ni)(ni)花更多的心(xin)思了。人(ren)性總(zong)是有(you)弱點的,有(you)些(xie)國營企業的客戶(hu)(hu)有(you)強烈(lie)的自卑和反叛心(xin)理,覺得你(ni)(ni)們是IT公司,高(gao)科技高(gao)收入嘛(ma),就是要你(ni)(ni)難看。那我們(men)是否可以嘗試更多的讓他了解你(ni)(ni)的難處,客戶也(ye)是有(you)同情(qing)心(xin)的嘛(ma),讓他得到(dao)多點平衡,說不(bu)定對大家(jia)都有(you)好處呢。

有些客(ke)戶怕你兇,你就偶爾(er)適當地(di)兇一下,有些客(ke)戶喜歡你溫(wen)柔,你就軟皮蛇一點(dian)好了。因(yin)地(di)制宜因(yin)人而(er)異(yi)吧。

管理(li)(li)收尾是(shi)(shi)項目(mu)經(jing)理(li)(li)經(jing)常(chang)忽(hu)略的(de)(de)過程。把項目(mu)文檔整(zheng)理(li)(li)一下(xia)歸(gui)檔,對于項目(mu)的(de)(de)延續(xu)性是(shi)(shi)有很重要的(de)(de)意義的(de)(de)。以后如果找(zhao)(zhao)不到(dao)相關文檔,還不是(shi)(shi)一樣要找(zhao)(zhao)項目(mu)經(jing)理(li)(li)的(de)(de)茬。當(dang)然,公司的(de)(de)行政規定在這里更(geng)關鍵,畢竟這是(shi)(shi)公司長遠發展的(de)(de)需要,不能總是(shi)(shi)依靠項目(mu)經(jing)理(li)(li)的(de)(de)悟(wu)性和自覺性來保證(zheng)。

在這里李騏PMP培(pei)訓(xun)就(jiu)特別建議(yi),項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)進行了這么久(jiu),讓(rang)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)組(zu)成員來個(ge)慶功座談(tan)(tan)會,大家輕輕松松的談(tan)(tan)談(tan)(tan)感(gan)想,總結一下(xia)在(zai)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)中的所(suo)學(xue)所(suo)得(de),對于項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經理和項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)組(zu)成員來說都是很有用的。

項目經(jing)(jing)理把項目經(jing)(jing)驗歸(gui)納歸(gui)檔(dang)起來,又會對(dui)別的項目經(jing)(jing)理、對(dui)公司的項目管理文化(hua)作(zuo)出(chu)了不少的貢獻。很(hen)多*的公司都對(dui)項目經(jing)(jing)驗總結這一(yi)環節看得很(hen)重,畢(bi)竟現在業界提(ti)倡的PMMMProjectManagementMaturityModel)的最(zui)高境界(jie)就(jiu)是不斷地學習改(gai)進。

相信大家都(dou)已經認同項(xiang)目(mu)(mu)收(shou)(shou)尾(wei)其(qi)實并不(bu)只是收(shou)(shou)尾(wei)階段要做(zuo)的(de)事情,它(ta)的(de)根源會(hui)(hui)拉扯到項(xiang)目(mu)(mu)的(de)各個階段。瞎侃了這(zhe)(zhe)么多,其(qi)實做(zuo)起(qi)來還(huan)是很難(nan)的(de),項(xiang)目(mu)(mu)經理的(de)經驗起(qi)著(zhu)決定性的(de)作用。我們不(bu)妨(fang)拋開尊嚴與自(zi)信,多一(yi)點學習別人的(de)經驗,在(zai)這(zhe)(zhe)方面試(shi)著(zhu)做(zuo)得更多一(yi)點,說不(bu)定會(hui)(hui)有所改進(jin)呢。



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